Iki Bendrojo duomenų apsaugos reglamento įsigaliojimo nekilo klausimų, ar galima sutartyje nurodyti pirkėjo ar pardavėjo asmens kodą, ar galima asmens kodą nurodyti PVM sąskaitoje faktūroje. Tuo tarpu BDAR reikalauja, kad būtų tvarkoma tik tiek asmens duomenų, kiek reikia konkretiems tikslams pasiekti, ir ne daugiau, o perteklinis asmens duomenų tvarkymas gali užtraukti baudą.
BDAR specifiškai neišskiria asmens kodo tvarkymo sąlygų, išskyrus nuostatą, kuri leidžia valstybėms narėms pačioms tiksliau apibrėžti konkrečias asmens kodo naudojimo sąlygas. Lietuva įstatyme įtvirtino tik gana bendro pobūdžio asmens kodo naudojimo sąlygas. Asmens duomenų teisinės pasaugos įstatyme numatyta, kad asmens kodas gali būti tvarkomas bet kuriuo iš BDAR 6 straipsnio 1 dalyje nurodytų asmens duomenų tvarkymo pagrindų – sutikimo, sutarties vykdymo, vykdant teisinę prievolę ir kt. Taip pat įstatyme įtvirtintas draudimas asmens kodą skelbti viešai ir jį naudoti tiesioginės rinkodaros tikslais.
Taigi iš esmės Lietuvoje, be draudimų skelbti asmens kodą viešai ir naudoti tiesioginės rinkodaros tikslais, specifinių asmens kodo naudojimo sąlygų nėra.
Nepaisant to, reikia atsižvelgti, kad asmens kodas yra itin svarbus kiekvieno asmens identifikacinis unikalus duomuo, pateikiantis daugiau informacijos nei tik gimimo data. Jo negalima pasikeisti, skirtingai nei telefono numerio ar el. pašto adreso. Todėl asmens kodo naudojimas turėtų būti pateisinamas tik išimtiniais atvejais ir tik tada, kai jo negalima pakeisti kitu identifikaciniu duomeniu. Dėl to, prieš tvarkant asmens kodą, būtina patikrinti, ar jo negalima pakeisti gimimo data, kuri, kaip duomuo, turi mažiau informacijos nei asmens kodas.
Apskritai daugeliu atveju įmonės savo veikloje turėtų atsisakyti naudoti asmens kodą, pvz., išrašydamos sąskaitas faktūras. Pridėtinės vertės mokesčio įstatymo 80 str. aiškiai nurodyta, kokia informacija privalo būti nurodyta PVM sąskaitoje faktūroje, ir asmens kodo šiame sąraše nėra. Taigi asmens kodas PVM sąskaitose faktūrose yra perteklinė informacija.
Daugeliu atveju sudarant sutartis su klientais fiziniais asmenimis kliento asmens kodas taip pat nėra reikalingas. Sutartyje įrašytų vardo, pavardės, gimimo datos bei gyvenamosios vietos adreso dažniausiai pakanka identifikuoti konkretų asmenį sutarties sudarymo, vykdymo ir įsiskolinimų valdymo tikslais.
Asmens kodo tvarkymas būtų pateisinamas, jei jo reikia pildant pranešimus, ataskaitas, skirtas valstybės institucijoms. Pavyzdžiui, darbuotojų asmens kodo tvarkymas nėra perteklinis duomuo teikiant pranešimus „Sodrai“. Tačiau reikia nuolat stebėti ir tikrinti, kokius duomenis reikia pateikti privalomose ataskaitų, deklaracijų bei pranešimų formose, nes valstybės institucijos taip pat reaguoja į BDAR ir pritaiko ar keičia savo formas, atsisako rinkti perteklinius duomenis.
Taigi vieno aiškaus sąrašo, kada asmens kodą galima naudoti, o kada ne, nėra. Dažniausiai asmens kodo naudojimas pateisinamas, kai vykdomi teisės aktuose nurodyti reikalavimai ar pildomos privalomos valstybės institucijų formos. Svarbu prisiminti, kad laikantis taisyklės tvarkyti tik tuos asmens duomenis, kurių reikia konkrečiam tikslui pasiekti, perteklinio duomenų tvarkymo bus išvengta.
Advokatė Asta Macijauskienė yra advokatų kontoros GLIMSTEDT vyresnioji teisininkė, duomenų apsaugos, bendrovių teisės ir M&A ekspertė.
