Kaip organizuoti nuotolinį darbą: iššūkiai ir rizikos darbdaviui

Kaip organizuoti nuotolinį darbą: iššūkiai ir rizikos darbdaviui

Nuotolinio darbo institutas nėra naujas Lietuvos darbo teisės sistemoje, tačiau jo pritaikymą platesniam darbuotojų ratui paskatino šių metų pavasarį šalyje paskelbtas karantinas. Covid-19 protrūkio nulemtų ūkinės veiklos, judėjimo šalies viduje ir užsienyje bei kitų ribojimų visuma lėmė nuotolio darbo kaip darbo iš namų sutapatinimą, tačiau šio instituto samprata kur kas platesnė.

Darbo kodekse nuotolinis darbas apibrėžiamas kaip darbo organizavimo forma arba darbo atlikimo būdas, kai darbuotojas jam priskirtas darbo funkcijas ar jų dalį visą arba dalį darbo laiko su darbdaviu suderinta tvarka reguliariai atlieka nuotoliniu būdu, tai yra sulygtoje darbo sutarties šalims priimtinoje kitoje, negu darbovietė yra, vietoje, taip pat ir naudodamas informacines technologijas.

Nuotolinio darbo patirtis paskatino darbdavius peržiūrėti darbo organizavimo procesus, užtikrinant platesnes nuotolinio darbo galimybes dėl šalyje paskelbtos ekstremaliosios situacijos ar karantino, o dalis darbdavių nuotolinį darbą įtvirtino, kaip įprastą darbo organizavimo formą.

Teigiama darbo nuotoliniu būdu patirtis, lankstus darbo organizavimas ir laiko planavimas, palankesnės sąlygos derinti šeiminius ir profesinius įsipareigojimus, ribotos trumpų kelionių galimybės ir kitos sąlygos paskatino dalį darbuotojų pamąstyti apie darbo funkcijų vykdymą nuotoliniu būdu iš užsienio valstybės. Darbdaviai, gavę tokius darbuotojų paklausimus (pageidavimus), turėtų įvertini tokio darbo organizavimo būdo suteikiamas naudas, galimas rizikas bei atlikti konkrečius namų darbus.

Tinkamas įforminimas

Šalių susitarimas organizuoti darbą nuotoliniu būdu išdėstomas raštu. Sklandus nuotolinio darbo organizavimas užtikrinamas vidinių dokumentų pagalba, pavyzdžiui,  nuotolinio darbo tvarka, informacinių ir komunikacinių technologijų naudojimo bei darbuotojų stebėsenos ir kontrolės tvarka ir kt. Parengus išsamius vidinius dokumentus, galima tikėtis, kad procesas vyks sklandžiau, o šalims pavyks išvengti ginčų.

Nuotolinio darbo vieta

Darbdaviams neretai kyla klausimas, ar jie privalo domėtis darbuotojo pasirenkama nuotolinio darbo vieta. Nors nuotolinis darbas gali būti vykdomas pratiškai bet kur, tačiau nuotolio darbo vieta gali turėti didelės reikšmės tiek darbuotojui, tiek ir darbdaviui. Nuotoliniu būdu dirbančio darbuotojo darbo vieta turi būti tinkama darbo funkcijų vykdymui. Darbdaviai turėtų įvertinti darbuotojų vykdomų darbo funkcijų pobūdį ir nustatyti su tuo susijusius darbo vietos reikalavimus, o nuotolio darbo iš užsienio valstybių atveju ir šios valstybės ar regiono specifiką (pavyzdžiui, gali būti svarbi galimybė izoliuotis nuo pašalinio triukšmo; nepertraukiamas darbuotojo pasiekiamumas elektroninių ryšių priemonėmis darbdavio nustatytomis valandomis; priemonių darbuotojo produktyvumo išlaikymui buvimas ir kt.).

Saugios ir sveikos darbo sąlygos, darbo priemonių suteikimas

Organizuojant darbą nuotoliniu būdu, darbdaviams nevertėtų pamiršti bendros pareigos užtikrinti saugias ir sveikas darbo sąlygas. Darbo santykius reglamentuojantys teisės aktai nenustato išimčių užtikrinant saugias ir sveikas darbo sąlygas darbuotojams, dirbantiems nuotoliniu būdu. Nelaimingi atsitikimai galimi dirbant ir nuotoliniu būdu, todėl darbdaviui svarbu įvertinti galimas rizikas ir papildomus iššūkius, su kuriais gali būti susiduriama užsienyje (pavyzdžiui, stichinių nelaimių galimybė, saugumo bei patvarumo reikalavimus atitinkančios darbo vietos pasirinkimas, darbui tinkamos temperatūros užtikrinimo galimybė ir kt.).

Atsižvelgiant į nuotolinio darbo specifiką, nesant objektyvios galimybės įvertinti konkrečių darbuotojų profesinės rizikos darbo vietoje, darbdavys turėtų inicijuoti darbuotojų apmokymus bei informavimą profesinės rizikos vertinimo klausimais. Saugiam ir sveikam darbui nuotoliniu būdu reikšmingos aplinkybės, reikalavimai, darbuotojo veikimo būdai, apsaugos priemonės bei kitos sąlygos turėtų būti įtvirtintos darbą nuotoliniu būdu reglamentuojančiuose dokumentuose.

Šiuose dokumentuose nemažiau svarbu aptarti ir darbui suteikiamas darbo priemones, aprūpinimo ir naudojimosi jomis tvarką. Nuotoliniu būdu dirbančio darbuotojo patirtos išlaidos, susijusios su jo darbu, darbo priemonių įsigijimu, įsirengimu ir naudojimu, turi būti kompensuotos. Tačiau kiekvienu atveju reikėtų įsivertinti darbui reikalingų priemonių apimtis, jų suteikimo galimybes bei su darbuotoju iš anksto raštu susitarti, kokios išlaidos ir kokia apimtimi turėtų būti papildomai kompensuojamos. Siekiant išvengti nesusipratimų, neplanuotų bei neprotingų išlaidų, toks susitarimas turi didelę reikšmę su darbuotoju, dirbančiu nuotoliniu būdu užsienyje. Atsižvelgiant į kiekvienos užsienio šalies ypatumus, net ir interneto paslaugų išlaidos gali sudaryti nemenką darbuotojo papildomų išlaidų dalį ir tapti ginčo objektu.

Darbo laiko apskaita ir kontrolė

Nuotolinio darbo atveju darbuotojo dirbtas laikas apskaičiuojamas darbdavio nustatyta tvarka. Atsižvelgiant, kad darbdavio galimybės kontroliuoti darbo laiko apskaitos reikalavimų laikymąsi darbuotojui dirbant nuotoliniu būdu, ribotos, vidaus dokumentuose reikėtų aiškiai nustatyti, kad darbas neturėtų būti atliekamas po įprastų darbo valandų, naktį, poilsio ir švenčių dienomis, jei nenustatyta kitaip. Siekiant išvengti ginčų dėl padidinto apmokėjimo už darbą, nuotolinio darbo laiką, jo fiksavimo tvarką bei apmokėjimą svarbu iš anksto aptarti ir aiškiai reglamentuoti.

Bendruoju atveju nuotoliniu būdu dirbantis darbuotojas savo darbo laiką skirsto savo nuožiūra, nepažeisdamas maksimaliųjų darbo ir minimaliųjų poilsio laiko reikalavimų. Tačiau darbo laiko skirstymas darbuotojo nuožiūra tinkamas ne visuomet. Tais atvejais, kai darbdaviui svarbus darbuotojo vykdomų darbo funkcijų laikas, darbą nuotoliniu būdu reglamentuojančiuose dokumentuose vertėtų aptarti darbo trukmę, jo pradžią ir pabaigą, terminą, per kurį darbuotojas privalo atsakyti į klientų ar kolegų elektroninius laiškus ir skambučius, kokiomis valandomis darbuotojas turi būti pasiekiamas elektroninių ryšių priemonėmis ir kt. Darbuotojo darbo nuotoliniu būdu iš užsienio atveju darbo sutarties šalys gali susidurti su laiko skirtumo iššūkiais, kuriuos taip pat rekomenduojama aptarti raštu.

Kibernetinis saugumas

Darbdavys turi užtikrinti bei aprūpinti darbuotojus saugiomis bei darbui tinkamomis priemonėmis. Pastebima, kad populiarėjant nuotoliniam darbui, suaktyvėjo ir kibernetinės atakos.

Darbdavio vidaus dokumentuose turėtų būti nustatyti reikalavimai bei instrukcijos darbo funkcijų nuotoliniu būdu vykdymo saugumui, be to, darbdavys turėtų užtikrinti prieigą prie vidinių sistemų, naudojant saugaus prisijungimo sprendimus. Šioms priemonėmis didelį dėmesį turėti skirti darbdaviai, kurių darbuotojai darbo funkcijas vykdo nuotoliniu būdu ir jungiasi prie sistemų naudodamiesi užsienio valstybių, ypatingai trečiųjų šalių interneto tiekėjų paslaugomis. Atsižvelgiant į skirtingą kibernetinio saugumo lygi užsienio valstybėse, darbdaviams rekomenduojama pasirūpinti ir tinkamu duomenų šifravimu.

Tinkamas mokestinių prievolių vykdymas

Darbas nuotoliniu būdu yra darbo organizavimo forma, todėl pajamoms, gautoms atliekant darbą nuotoliniu būdu, taikomos bendrosios nuostatos, reglamentuojančios pajamų, gautų iš darbo santykių ar jų esmę atitinkančių santykių, apmokestinimą.

Tačiau keičiantis darbuotojo darbo vietai į nuotoliniu būdu atliekamą darbą ir siekiant teisingai apmokestinti su darbo santykiais ar jų esmę atitinkančiais santykiais susijusias pajamas, būtina kiekvienu atveju iš naujo įvertinti, ar dėl tokio pasikeitimo nesikeis darbo užmokesčio apmokestinimas.

Jei darbo sutartis yra sudaryta tarp Lietuvos darbdavio ir darbuotojo, nuolatinio Lietuvos gyventojo, dėl atliekamo darbo Lietuvoje nuotoliniu būdu, taikoma įprasta darbo užmokesčio apmokestinimo tvarka ir gyventojų pajamų mokestis, „Sodros“ įmokos ir privalomojo socialinio draudimo įmokos mokamos Lietuvoje nustatyta tvarka.

Tuo atveju, jei darbuotojas, Lietuvos gyventojas, išvyktų laikinai į užsienio valstybę ir norėtų dirbti nuotoliniu būdu, tuomet mokesčių mokėjimas priklausys nuo to, ar Lietuvos įmonė toje užsienio valstybėje vykdys ūkinę komercinę veiklą ir kiek laiko darbuotojas faktiškai išbus toje užsienio valstybėje.

Paprastai, jei Lietuvos įmonė nevykdys užsienio valstybėje jokios ūkinės komercinės veiklos ir nebus prievolės registruoti nuolatinę buveinę, o darbuotojas užsienio valstybėje per bet kuriuos 12 mėn. ištisai ar su pertraukomis išbus ne ilgiau kaip 183 dienas, gyventojų pajamų mokestis nuo darbo užmokesčio turėtų būti mokamas Lietuvoje. „Sodros“ įmokos bei privalomojo socialinio draudimo įmokos už trumpalaikį darbą kitoje užsienio valstybėje dažniausiai mokamos Lietuvoje.

Papildoma rizika gali kilti, jei Lietuvos darbuotojas, išvykstantis laikinai į užsienio valstybę ir dirbantis nuotoliniu būdu, yra įmonės vadovas. Tokiu atveju reikia įvertinti, ar vadovo darbas užsienio valstybėje nesukurs Lietuvos įmonei nuolatinės buveinės toje užsienio valstybėje, ir Lietuvos įmonei nekils prievolė mokėti pelno ir pridėtinės vertės mokesčius toje užsienio valstybėje. Kiekvienu konkrečiu atveju reikia analizuoti su ta užsienio valstybe sudarytą ir taikomą dvigubo apmokestinimo išvengimo sutartį ir tarptautinius teisės aktus dėl socialinio draudimo teisės taikymo.

Kai bent viena iš darbo santykių šalių yra užsienio rezidentas, būtina atsižvelgti į tarp Lietuvos ir tos užsienio valstybės sudarytos ir taikomos dvigubo apmokestinimo išvengimo sutarties nuostatas.

Paprastai galioja taisyklė, kad vienos iš sutartį pasirašiusių šalių rezidento gautas darbo užmokestis jo rezidavimo valstybėje yra apmokestinamas rezidavimo valstybėje. Todėl Lietuvos įmonės darbuotojo, užsienio gyventojo, už nuotoliniu būdu atliekamą darbą toje užsienio valstybėje, darbo užmokestis apmokestinamas toje užsienio valstybėje ir pagal tos užsienio valstybės mokesčių įstatymus.

Kur turėtų būti mokamos „Sodros“ įmokos, priklausys nuo Lietuvos sudarytų tarptautinių susitarimų.

Jeigu darbuotojas dirbs Europos ekonominei erdvei priklausančiose šalyse bus taikomos Reglamento (EB) Nr. 883/2004 nuostatos, tuomet darbuotojui pateikus pažymėjimą, kad jam taikoma tos užsienio valstybės socialinė draudimo teisė, įmokas reikės mokėti užsienio šalyje, t. y. taikomas darbo vietos principas.

Kitais atvejais, reikia žiūrėti, ar su konkrečia užsienio valstybe yra sudaryta sutartis dėl socialinio draudimo teisės taikymo ir remtis joje įtvirtintomis nuostatomis. Paprastai „Sodros“ įmokoms tokiu atveju taikomi užsienio valstybės, kurioje darbuotojas dirba, teisės aktai.

Jei su užsienio valstybe bendro susitarimo nėra ir jai netaikomas Reglamentas (EB) Nr. 883/2004 , „Sodros“ įmokos turėtų būti mokamos į Lietuvos biudžetą vadovaujantis Lietuvos teisės aktais.

Privalomojo sveikatos draudimo įmokas mokėti Lietuvoje privalo Lietuvos piliečiai ir užsieniečiai, tik nuolat gyvenantys Lietuvoje. Lietuvos piliečiai, išvykstantys iš šalies ilgesniam nei 6 mėn. laikotarpiui, ir deklaravę išvykimą iš Lietuvos, privalomojo sveikatos draudimo įmokų mokėti Lietuvoje neturi.

Todėl Lietuvos įmonei išmokant darbo užmokestį Lietuvos gyventojui, persikėlusiam laikinai ar nuolat gyventi į užsienio valstybę, bei užsienio gyventojui už darbą užsienio valstybėje, vertėtų pasidomėti, ar jai nekyla prievolė registruotis mokesčių mokėtoja toje užsienio valstybėje ir mokėti gyventojų pajamų mokestį, socialinio draudimo įmokas ir sveikatos draudimo įmokas toje užsienio valstybėje.

Nepaisant rizikų, galimų organizuojant darbą nuotoliniu būdu iš užsienio, toks darbo organizavimo būdas suteikia pridėtinę vertę bei naudą darbuotojams, tiek ir darbdaviui. Ilgesnėje perspektyvoje sutaupomi darbdavio kaštai, didėja patrauklumas rinkoje, atsiranda galimybė pritraukti geriausius savo srities specialistus. Darbuotojai, dirbdami nuotoliniu būdu iš užsienio, turi galimybę susipažinti su geriausiomis užsienio praktikomis, kurios perduodamos ir darbdaviui.

Parengė: Laura Tunkevičiūtė, advokatų kontoros „Glimstedt“ teisininkė.

Užsisakykite svarbiausias naujienas

Glimstedt dokas

Verslo poreikiams pritaikyti, patyrusių advokatų parengti, aukštos kokybės dokumentai greitai ir už prieinamą kainą. Be įsipareigojimų ar registracijų.

Glimstedt dokas