Kaip surengti visuotinį akcininkų susirinkimą nuotoliniu būdu

Pavasarį daugelis bendrovių ir kitų juridinių asmenų organizuoja visuotinius akcininkų susirinkimus. Vyriausybei paskelbus karantiną dėl COVID-19, koreguojama įprasta šių susirinkimų šaukimo bei vykdymo tvarka, o bendrovės ieško galimybių viską atlikti  nuotoliniu būdu. Noriu aptarti teisines problemas, su kuriomis susiduriama organizuojant bei vykdant šį procesą, ir jų sprendimus.

Pagal Lietuvos Respublikos akcinių bendrovių įstatyme (ABĮ) nustatytas visuotinio akcininkų susirinkimo (VAS) kompetencijas, eilinio VAS metu tvirtinami finansinių ataskaitų rinkiniai, paskirstomas pelnas (nuostoliai) bei sprendžiami kiti svarbūs klausimai. ABĮ nustato, kad eilinis VAS turi būti sušauktas ne vėliau kaip per 4 mėnesius nuo finansinių metų pabaigos.

Bendrovės bei kiti juridiniai asmenys savo finansinius metus dažniausiai sieja su kalendoriniais metais, todėl VAS daugelyje bendrovių vyksta kovo ar balandžio mėnesiais. Karantinas diktuoja sąlygas, kuriomis šiais metais VAS turėtų būti rengiami vengiant fizinio susirinkimo.

Balsavimas VAS yra galimas vienu iš šių būdų:

  • dalyvavimas susirinkime įprasta tvarka susirenkant fiziškai;
  • balsavimas elektroninių ryšių priemonėmis;
  • balsavimas per įgaliotą asmenį;
  • išankstinis balsavimas pildant bendrąjį balsavimo biuletenį.

Balsavimas be fizinio kontakto gali būti efektyviausiai užtikrinamas balsuojant elektroninių ryšių priemonėmis bei pildant bendrąjį balsavimo biuletenį.

Šiuo metu bendrovėms tenka susidurti su situacijomis, kai išsiuntinėjami pranešimai bendrovės akcininkams dėl šaukiamo VAS su nurodyta vieta ir laiku, tačiau prireikus pakeisti VAS ir perkelti fizinį susirinkimą į elektroninę erdvę tenka susidurti su neapibrėžtumu. ABĮ nenustato, kaip bendrovės turėtų tinkamai informuoti savo akcininkus apie pasikeitusias aplinkybes. ABĮ 26 str. 4 d. numato, kad bendrovė turi informuoti akcininkus ne vėliau kaip likus 21 dienai iki planuojamo VAS. Tai iš esmės reiškia, kad, pasikeitus aplinkybėms ir norint perkelti VAS į elektroninę erdvę, reikėtų siųsti naujus pranešimus akcininkams ir skaičiuoti pranešimo terminą iš naujo, atidedant suplanuotą VAS datą. Žinoma, jeigu įstatuose nustatyta kitokia tvarka pranešti akcininkams apie pasikeitusias aplinkybes, nurodytas siųstame pranešime dėl VAS šaukimo, tada galima ir nesilaikyti šių terminų siunčiant pakartotinius pranešimus.

Elektroninių ryšių priemonėmis vykstančio VAS dalyvių tapatybės nustatymo ypatumai

ABĮ nustatyta teisė bendrovėms naudoti elektroninių ryšių priemones VAS procese. Pagal ABĮ, tam reikalingos tokios priemonės, kurios padėtų tinkamai nustatyti VAS dalyvaujančio akcininko tapatybę bei perduodamos informacijos saugumą.

Šioje vietoje yra neapibrėžtumų, kadangi pačiame ABĮ ar poįstatyminiuose teisės aktuose nėra detalizuojama, kokiu būtent būdu turėtų būti užtikrinamas įstatymo reikalavimas dėl tinkamo tapatybės nustatymo. Bendrovėms paliekama nuspręsti, kaip jos užtikrins šį įstatymo reikalavimą. Reikia atkreipti dėmesį, kad šiam tikslui turėtų būti naudojamos proporcingos priemonės, o tai reiškia, kad, organizuojant VAS elektroninių ryšių priemonėmis, bendrovės neturėtų patirti kažkokių reikšmingų ekonominių nuostolių, tačiau tai subjektyvus kriterijus ir bendrovės šias aplinkybes turėtų įsivertinti pačios.

Priemonės, padedančios nustatyti akcininkų tapatybę, neprivalo būti itin griežtos. VAS, vykstantiems elektroninių ryšių priemonėmis, ABĮ nustato išimtį, kad reikalavimas pateikti asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą akcininkams nėra taikomas. Tokiu būdu praplečiamas priemonių sąrašas, kuriomis pasinaudojant būtų galimybė nustatyti akcininkų tapatybę. Bendrovės, nustatydamos tapatybę, gali siųsti akcininkų nurodytu elektroniniu paštu unikalią nuorodą, kurią paspaudęs akcininkas galėtų atiduoti savo balsą, o bendrovė aiškiai matytų balsą atidavusio asmens tapatybę, kuri būtų susieta su siųsta nuoroda. Vaizdo konferencijos atveju, akcininkų jungimasis iš savo paskyrų, kurios bendrovėje jau būtų žinomos (pavyzdžiui, „Skype“ ar „Microsoft Teams“ paskyra), galėtų būti laikomas kaip tinkamas patvirtinimas tapatybei nustatyti.

Kadangi ABĮ nenustato, kas yra laikoma tinkamu tapatybės nustatymu, bendrovės gali nusistatyti ir kitokią tvarką, kuria vadovausis, ir galbūt rasti lankstesnių technologinių sprendimų patvirtinti akcininkų tapatybę. Šiuo atveju vadovautis standartais, kurie nurodyti Lietuvos Respublikos pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos įstatyme, įpareigotiesiems subjektams nustatinėjant savo klientų tapatybę nuotoliniu būdu, turbūt nebūtų laikoma proporcinga ir ekonomiška, ypač turint omenyje, kad ABĮ leidžia tokių standartų netaikyti nustatinėjant bendrovių akcininkų tapatybę. Vis dėlto bendrovėms rekomenduotina nusistatyti ir pasitvirtinti visą elektroninių ryšių priemonėmis vykstančių VAS procesą, pradedant šaukimo procedūra ir baigiant protokolų surašymais ir patvirtinimais – kad bendrovėje iš anksto būtų žinoma, kas yra laikoma tinkamu asmens tapatybės nustatymu ir kokie veiksmai bus laikomi tinkamais įskaityti balsus. Šaukimo tvarka turi būti nustatyta įstatuose, kuriuos tvirtina tas pats VAS, todėl apie šaukimo tvarkos detalizavimą, reikėtų pagalvoti iš anksto.

Balsavimo proceso ypatumai

VAS, vykstančio elektroninių ryšių priemonėmis, balsavimas gali vykti įprastu būdu – pirmininkui ir sekretoriui užpildant balsų pasiskirstymą VAS protokole, kai akcininkai atiduoda savo balsus žodžiu vaizdo konferencijos metu. Be kita ko, galima pasirinkti elektroninę balsavimo formą, jeigu tai leidžia daryti įstatai. Elektroniniam balsavimui galėtų būti pasirinkta platforma, kuri leistų saugiai atiduoti balsus, užtikrinant atidavusio balsą asmens tapatybės nustatymą.

Bendrovių VAS vykdymas ir balsavimas elektroninių ryšių priemonėmis yra įtvirtintas įstatyme, tuo tarpu, pavyzdžiui Lietuvos Respublikos asociacijų įstatyme, kuris reglamentuoja Lietuvoje veikiančių asociacijų veiklą, nėra tiesiogiai įtvirtinta galimybė organizuoti visuotinį narių susirinkimą tokiu būdu. Asociacijos visuotinius narių susirinkimus privalo šaukti ir vykdyti išskirtinai ta tvarka, kuri yra nustatyta jų įstatuose. Rengiamuose asociacijų įstatuose rekomenduotina detaliai apsirašyti fizinių susirinkimų alternatyvas elektroninėje erdvėje. Jeigu įstatuose nėra numatyta galimybė vykdyti visuotinį narių susirinkimą elektroninių ryšių priemonėmis, tuomet tam, kad būtų užtikrintas įstatuose numatytas tvarkos laikymasis, lieka vienintelė alternatyva balsavimui nuotoliniu būdu – išankstinis balsavimas pildant balsavimo biuletenius. Analogiška situacija ir organizuojant visuotinius dalininkų susirinkimus viešosiose įstaigose.

Bendrieji balsavimo biuleteniai

Už VAS darbotvarkėje numatytus klausimus nuotoliniu būdu bendrovių akcininkai gali balsuoti pasinaudodami ir kitu ABĮ įtvirtintu institutu – bendraisiais balsavimo biuleteniais. Paskyrus planuojamą VAS datą, akcininkai turi teisę paprašyti bendrovės atsiųsti bendruosius balsavimo biuletenius, kuriais jie turėtų galimybę atiduoti savo balsus – užpildyti, pasirašyti ir išsiųsti bendrovei.

Naudodamasi šiuo institutu, bendrovė, siųsdama pranešimą dėl VAS, galėtų nurodyti, kad jis vyks elektroninių ryšių priemonėmis, tačiau iki numatytos VAS datos visiems akcininkams išsiųsti ir bendruosius balsavimo biuletenius, kuriuos akcininkai galėtų užpildyti ir pasirašyti elektroniniais parašais. Jeigu vis dėlto atsirastų akcininkų, nepasinaudojusių savo teise užpildyti bendrąjį balsavimo biuletenį, bendrovė galėtų suorganizuoti balsavimą ir elektroninių ryšių priemonėmis. Šie balsavimo biuleteniai turi būti pridedami prie VAS protokolo kaip priedai.

Balsavimas pildant bendruosius balsavimo biuletenius turi ir tam tikrų minusų. Balsuojant bendraisiais balsavimo biuleteniais prarandamas lankstumas, kadangi balsuoti galima tik tais klausimais, kurie įtraukti į darbotvarkę, priešingai nei vykdant VAS įprasta tvarka, kai ABĮ numatyta tvarka į darbotvarkę galima įtraukti papildomų klausimų. Žinoma, su sąlyga, kad VAS dalyvautų visi bendrovės akcininkai.

Balsuojant svarbu tinkamai nustatyti bendrąjį balsavimo biuletenį užpildžiusio asmens tapatybę, o vengiant socialinių kontaktų gyvai, šiam reikalavimui įgyvendinti lieka tik elektroniniai parašai.

Elektroninių parašų naudojimas VAS dokumentuose

Balsavimo biuleteniai nėra vienintelis dokumentas, kuris turėtų būti pasirašinėjamas elektroniniu parašu. Balsavimo elektroninių ryšių priemonėmis atveju VAS pirmininkas ir sekretorius (jeigu renkamas) turi pasirašyti elektroniniu parašu įvykusio VAS protokolą. Be kita ko, ABĮ numato, kad vienas iš protokolo priedų yra ir VAS dalyvavusių akcininkų registro sąrašas. VAS vykdant elektroninių ryšių priemonėmis ir bendrovėje esant daug akcininkų, gali būti sudėtinga surinkti visų akcininkų elektroninius parašus viename dokumente, kaip tai yra įprasta daryti gyvuose VAS. ABĮ aiškiai nenustato, kad būtent akcininkai turi pasirašinėti šį registro dokumentą, todėl galimas variantas būtų VAS pirmininko sudarytas sąrašas dėl dalyvavusių akcininkų, kurį elektroniniu parašu pasirašo tik pirmininkas.

Elektroniniu parašu pasirašytas protokolas ir jo priedai turėtų būti priimtini ir Registrų centrui, tačiau turi atitikti tam tikrus reikalavimus. Galima naudoti:

  • kvalifikuotus elektroninius parašus arba
  • elektroninius parašus, kurie neatitinka kvalifikuotiems elektroniniams parašams keliamų reikalavimų, jeigu dėl tokių parašų naudojimo yra iš anksto susitarta.

Reglamento (ES) Nr. 910/2014 25 str. 2 d. nustato, kad kvalifikuoto elektroninio parašo teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui. Kvalifikuotu elektroniniu parašu gali būti laikomas mobilusis parašas, „Smart-ID“ (ne „Basic“ versija), Registrų centro ar kitų sertifikuotų paslaugų teikėjų išduoti elektroniniai parašai. Dokumentų pasirašymui su kvalifikuotu parašu reikėtų naudoti specialias pasirašymo platformas, tokias kaip „GoSign“, „DocuSign“ ir panašiai.

Akcininkai turi galimybę pasirašyti ir ne kvalifikuotais elektroniniais parašais (pavyzdžiui, apsikeisti pasirašytu skenuotu dokumentu). Lietuvos Respublikos elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų įstatymo 5 str. 1 d. įtvirtinta, kad elektroninio parašo, neatitinkančio kvalifikuotam elektroniniam parašui keliamų reikalavimų, kurie yra numatyti Reglamente (ES) Nr. 910/2014, teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui, jeigu tokio elektroninio parašo naudotojai dėl to iš anksto susitaria raštu ir jeigu yra galimybė šį susitarimą išsaugoti patvarioje laikmenoje. Tačiau tai komplikuoja tokio parašo naudojimą pasirašinėjant VAS dokumentus dėl kelių priežasčių. Pirma, pagal galiojančio įstatymo reikalavimus, tokiam pasirašymui yra reikalingas išankstinis rašytinis susitarimas bendrovėje. Antra, dėl tokio nekvalifikuotų elektroninių parašų naudojimo turi būti susitarę parašų naudotojai. Tad jeigu VAS protokolas turi būti teikiamas tračiajam asmeniui (notarui ar Registrų centrui), šis asmuo taip pat tampa protokolo parašų naudotoju ir gali atsisakyti priimti dokumentą, kadangi nedalyvavo susitarime dėl tokio pasirašymo.

Apibendrinant, būdas, kurį bendrovės turėtų rinktis organizuodamos VAS, priklauso nuo akcininkų skaičiaus ir pačios bendrovės bei jos akcininkų skaitmeninio raštingumo. Balsavimas pildant bendruosius balsavimo biuletenius, akcininkams juos pasirašant elektroniniu parašu, o pranešime dėl VAS nurodyta data suorganizavus VAS elektroninių ryšių priemonėmis akcininkams, kurie nepasinaudojo savo teise užpildyti bendrąjį balsavimo biuletenį, turbūt būtų mažiausiai resursų reikalaujantis nuotolinis būdas priimti VAS kompetencijai priskiriamus sprendimus. VAS vykdymas elektroninių ryšių priemonėmis šiuo metu iš bendrovių reikalauja ne tik priimti tam tikrus techninius sprendimus, tačiau sukelia ir tam tikrų abejonių dėl atitikties ABĮ ar įstatų nuostatoms, jeigu pasirinkimai būtų netinkami.

Parengė: Tautvydas Užkuras, advokatų kontoros GLIMSTEDT advokato padėjėjas

Mūsų komanda pasiruošusi jums padėti:

Partneris Andrius Ivanauskas, Bendrovių ir komercinės teisės praktikos vadovas

Ekspertė, advokatė Giedrė Rimkūnaitė-Manke, Technologijų, žiniasklaidos ir komunikacijos praktikos vadovė

Užsisakykite svarbiausias naujienas